Política de Privacidad

1. Introducción

Esta Política de Privacidad ("Privacy Policy") explica cómo First AI Employee LLC ("First AI Employee", "nosotros" o "nuestro") recopila, usa, comparte y protege información en relación con nuestros servicios de recepcionista y de recepción con inteligencia artificial (el "Servicio" o "Service") y con nuestro sitio web en https://firstaiemployee.com. Por favor, léela junto con nuestros Términos de Servicio ("Terms of Service"). Al usar el Servicio o nuestro sitio web, reconoces las prácticas que aquí se describen.

2. Nuestros dos roles: responsable y encargado

Tratamos la información personal en dos capacidades distintas. Primero, respecto de quienes visitan nuestro sitio web y de los negocios que tienen una cuenta con nosotros (los "Clientes" o "Customers"), actuamos como responsable ("controller") de esa información y esta Política describe nuestras prácticas. Segundo, cuando contestamos llamadas, intercambiamos mensajes de texto, operamos un agente de chat en un sitio web y ayudamos a gestionar reseñas y correo electrónico por cuenta de un Cliente, incluida la información personal de las personas que llaman, envían mensajes de texto, chatean, dejan reseñas o escriben por correo a ese Cliente (en conjunto, los "Usuarios Finales" o "End Users"), actuamos como proveedor de servicios/encargado ("service provider/processor") por cuenta de ese Cliente. En ese rol, el Cliente es el responsable de la información de los Usuarios Finales y responde por la base legal, los avisos y los consentimientos de ese tratamiento, y nuestro manejo de esa información se rige por nuestro acuerdo con el Cliente. Si eres un Usuario Final y deseas ejercer derechos sobre tu información, comunícate con el negocio con el que interactuaste; nosotros asistiremos a ese negocio según corresponda.

3. Información que recopilamos

De los Clientes: datos de contacto del negocio (como el nombre, el nombre del negocio, el correo electrónico y el número de teléfono), credenciales de la cuenta, información de facturación (procesada por nuestro procesador de pagos; no almacenamos números de tarjeta completos) y la configuración del negocio que nos proporcionas (horarios, servicios, precios, preguntas frecuentes, guiones, reglas de enrutamiento y de escalamiento).

También de los Clientes, cuando la mensajería de texto para el negocio está activada: el Employer Identification Number (EIN) de tu negocio, recopilado una sola vez del titular de la cuenta. El registro con las operadoras de EE. UU. (10DLC) exige que se verifique el negocio que está detrás de un número que envía mensajes de texto, así que enviamos el EIN, junto con la razón social y la dirección legales de tu negocio, a nuestro proveedor de verificación de identidad, que ejecuta una comprobación de coincidencia del número de identificación fiscal ante el IRS y un cribado de sanciones (OFAC). No almacenamos el EIN, ni completo ni en parte. Lo que conservamos es el resultado de la comprobación, la razón social y la dirección que nos diste, y lo que el proveedor reportó sobre ese nombre y esa dirección.

De los Usuarios Finales, por cuenta de los Clientes: el número de teléfono y la información de identificación de llamada (caller ID); las grabaciones y transcripciones de las llamadas; el contenido de los mensajes de texto y SMS y de las conversaciones de chat del sitio web; el contenido de las reseñas en línea y del correo electrónico entrante y saliente que un Cliente nos pide ayudar a gestionar; el buzón de voz y los mensajes; los detalles de las citas; los documentos y la información que un Usuario Final entrega a través de un enlace seguro de toma de datos o durante una interacción; y metadatos de la interacción como la hora, la duración, el canal y el resultado, incluidos, en el caso de los archivos subidos por un enlace seguro de toma de datos, datos técnicos de conexión como la dirección IP y la información del dispositivo o del navegador, que conservamos para operar el Servicio y para ayudar a detectar y prevenir abusos o usos indebidos. Parte de la información de toma de datos puede ser sensible (por ejemplo, documentos entregados a un despacho jurídico o contable); la tratamos únicamente para prestar el Servicio por cuenta del Cliente y la mantenemos bajo las prácticas de seguridad y de conservación que se describen más abajo. El Servicio no está destinado a datos personales sensibles o de categorías especiales (como datos de salud, genéticos o de identificación biométrica), y los Clientes no deben enviarlos. El Servicio no está destinado a información de salud protegida (ver la Sección 6).

Automáticamente desde nuestro sitio web: la información del dispositivo y del navegador, la dirección IP y las páginas vistas, registradas en los registros estándar del servidor. Con tu consentimiento, también usamos Google Analytics para entender cómo se usa el sitio (por ejemplo, las páginas visitadas, la ubicación aproximada y los patrones generales de uso), recopilado mediante cookies. Las cookies de analítica se cargan solo después de que las aceptas en nuestro aviso de cookies; si las rechazas, solo se usan cookies esenciales. Ver la Sección 12 para más detalles y para saber cómo cambiar tu elección.

4. Cómo usamos la información

Usamos la información para: prestar y operar el Servicio, lo que incluye contestar llamadas, mensajes de texto y chats del sitio web; transcribir y enrutar comunicaciones; agendar citas; reconocer a quien vuelve a llamar por su número de teléfono y su historial previo de interacciones para dar continuidad al servicio (reconociéndolo por el número, no por una huella de voz); y, cuando un Cliente activa esas funciones, redactar y enviar respuestas a las reseñas en línea y al correo entrante del Cliente y generar resúmenes e informes; crear y mantener las Cuentas ("Accounts") y sus configuraciones; procesar pagos y gestionar suscripciones; brindar soporte al cliente; asegurar, monitorear, depurar y mejorar el Servicio; y cumplir obligaciones legales y hacer valer nuestros Términos. No vendemos información personal. No usamos el Contenido del Cliente ("Customer Content"), los Datos del Cliente ("Customer Data") ni la información del Llamante ("Caller") para entrenar modelos de IA de terceros ni modelos de IA disponibles públicamente. Sí usamos la información y el historial de llamadas de tu propio negocio para construir, ajustar y mejorar tu propio agente de IA (eso es el Servicio), y podemos usar internamente transcripciones y datos relacionados para mejorar el Servicio, usando datos desidentificados para ese fin siempre que sea práctico; no compartimos las transcripciones de un Cliente con otros Clientes.

Cuando aplican el GDPR, el UK GDPR o leyes similares, nos apoyamos en las siguientes bases legales para el tratamiento: la ejecución de un contrato, para crear y prestar el Servicio a los Clientes; el consentimiento, para las cookies de analítica y cualquier comunicación de marketing, que puedes retirar en cualquier momento; los intereses legítimos, para asegurar, depurar y mejorar el Servicio, ponderados frente a tus derechos y libertades; y una obligación legal, para cumplir la ley aplicable. El Servicio usa tratamiento automatizado para contestar, transcribir y enrutar llamadas y para organizar el historial de interacciones; no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos o similarmente significativos sobre el Llamante sin intervención humana.

5. Cómo compartimos la información

Compartimos información con proveedores de servicios (subencargados, "sub-processors") que nos ayudan a operar el Servicio, bajo contratos que limitan su uso de la información a prestarnos servicios a nosotros. Entre ellos: proveedores de telefonía y mensajería para realizar y recibir llamadas y mensajes de texto; proveedores de procesamiento de voz para la conversión de voz a texto y de texto a voz; proveedores de IA y de modelos de lenguaje para generar respuestas; un procesador de pagos para la facturación; proveedores de alojamiento en la nube y de infraestructura para alojar el Servicio; proveedores de integración y conectividad; un proveedor de entrega de correo (un relay SMTP) que transporta el correo que enviamos por tu cuenta, incluidos los resúmenes de informes que contienen resúmenes de llamadas y los correos de reseñas y de referidos que nos pides enviar; un proveedor de verificación de identidad que ejecuta la comprobación de coincidencia del número de identificación fiscal ante el IRS y el cribado de sanciones descritos en la Sección 3; proveedores de agenda y calendario, usados únicamente cuando un Cliente conecta un calendario, para leer la disponibilidad y crear citas; y plataformas de reseñas, de redes sociales y de correo electrónico (por ejemplo, Google y Meta), usadas únicamente cuando un Cliente las conecta para que podamos leer, redactar y gestionar reseñas, mensajes y respuestas de correo por cuenta del Cliente. Tu uso de cualquier plataforma que conectes también está sujeto a los términos y a la política de privacidad de esa plataforma.

También podemos divulgar información: para cumplir con la ley, con procesos legales o con solicitudes lícitas; para proteger los derechos, la seguridad y la propiedad de First AI Employee, de nuestros Clientes, de los Llamantes o de terceros; y en relación con una fusión, adquisición, financiamiento o venta de activos, sujeto a esta Política. No vendemos ni "compartimos" información personal para publicidad conductual entre contextos.

6. Grabaciones y transcripciones de llamadas

Grabamos las llamadas y generamos transcripciones de ellas. Las grabaciones y las transcripciones se crean para prestar el Servicio (por ejemplo, para generar mensajes, reservas y resúmenes precisos) y quedan asociadas a la Cuenta de ese Cliente. Toda llamada incluye al inicio un aviso de que la llamada se está grabando y transcribiendo. El Servicio no anuncia de forma proactiva que el Llamante está hablando con un sistema de inteligencia artificial, y nunca se presenta como un ser humano: si se le pregunta si es una IA, responde que sí lo es. Las grabaciones de audio se conservan de forma rotativa durante aproximadamente 90 días y luego se eliminan; las grabaciones que acreditan el consentimiento de quien llama, o que se relacionan con una disputa activa, se preservan como se describe en la Sección 7. No usamos las grabaciones para crear una huella de voz ni otro identificador biométrico, y no las usamos para identificar ni verificar a ninguna persona por su voz. Cuando el Servicio reconoce a quien vuelve a llamar, lo hace usando el número de teléfono de esa persona y su historial previo de interacciones, no cotejando su voz. El Cliente controla estos registros como responsable. Como se describe en nuestros Términos, el Cliente es responsable de asegurar que la grabación, la transcripción y la interacción con IA cumplan las leyes de consentimiento y de aviso aplicables. Ponemos las transcripciones a disposición del Cliente y tratamos las grabaciones y las transcripciones por cuenta del Cliente. El Servicio no está destinado a información de salud protegida ("PHI"); los Clientes no deben usarlo para recopilar, almacenar ni transmitir PHI.

7. Conservación de datos

Conservamos la información personal durante el tiempo que sea necesario para prestar el Servicio y para fines comerciales o legales legítimos. Las grabaciones de audio de las llamadas se conservan de forma rotativa durante aproximadamente 90 días y luego se eliminan, salvo las grabaciones que acreditan el consentimiento o que son relevantes para una disputa activa, que se conservan bajo las categorías (a) y (b) de abajo. Las transcripciones de las llamadas y los demás Datos del Cliente se conservan durante la vida de la Cuenta (son los registros de tu negocio, y el Servicio está construido en torno a tu capacidad de volver a consultarlos) y se eliminan dentro de los 14 días posteriores a la terminación de la cuenta. Sobreviven a esa eliminación categorías estrechas, entre ellas: (a) los registros que acreditan consentimientos y bajas (por ejemplo, la aceptación de quien llama para recibir mensajes de texto o una llamada de vuelta, y cualquier solicitud de no ser contactado), que conservamos con fines de cumplimiento y para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, durante cinco (5) años contados desde la más tardía de estas fechas: la fecha en que se creó el registro, la fecha en que se invocó por última vez para contactar a la persona a la que se refiere, o la fecha en que se revocó el consentimiento; (b) los registros que debemos conservar para cumplir obligaciones legales, resolver disputas o hacer valer nuestros acuerdos, incluidos los registros sujetos a una orden de preservación por litigio; y (c) los registros de facturación y de impuestos conservados según lo exige la ley. Las copias residuales en los respaldos cifrados se purgan en la rotación ordinaria de respaldos. Los registros del servidor del sitio web y cualquier dato de analítica se conservan solo durante el tiempo necesario para la seguridad, la depuración y la comprensión del uso del sitio, y luego se eliminan o se desidentifican en el curso ordinario. Los Clientes pueden solicitar la eliminación anticipada de registros específicos, sujeto a limitaciones técnicas y legales.

8. Seguridad de los datos

Usamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables, diseñadas para proteger la información personal contra el acceso no autorizado, la pérdida o el uso indebido. Ningún método de transmisión o de almacenamiento es completamente seguro, y no podemos garantizar una seguridad absoluta. La Sección 14 establece cuándo y cómo te avisamos si aun así ocurre una brecha.

Las grabaciones de llamadas, las transcripciones, los datos de la cuenta y los respaldos residen en regiones de EE. UU. operadas por nuestro proveedor de alojamiento. Los archivos que tú o quienes te llaman suben residen en un almacenamiento de objetos que restringimos a ubicaciones de Norteamérica; ese proveedor se compromete con Norteamérica y no con un solo país, así que decimos Norteamérica en lugar de prometer algo más estrecho de lo que podemos probar. Hay un paso más que es distinto, y preferimos declararlo antes que dar a entender otra cosa. El paso del modelo de lenguaje de IA se enruta por cuenta nuestra a proveedores de inferencia con sede en EE. UU. cuyos términos prohíben entrenar con tus datos o conservarlos más allá de atender la solicitud; esos proveedores operan centros de datos en más de un país y ninguno de ellos publica qué centro de datos atendió una solicitud individual, así que no declaramos una ubicación de tratamiento para ese paso. Si tu negocio necesita una garantía contractual de que ningún tratamiento salga de los Estados Unidos, dínoslo antes de suscribirte: lo arreglaremos por escrito o te diremos con claridad que no podemos.

En la operación ordinaria, exclusiva de EE. UU., no tratamos datos personales originados en el Espacio Económico Europeo ni en el Reino Unido. Si alguna vez acordamos por escrito hacerlo, nos apoyaríamos en salvaguardas apropiadas para su transferencia a los Estados Unidos y su tratamiento allí, como las Cláusulas Contractuales Tipo ("Standard Contractual Clauses") de la Comisión Europea, y exigiríamos a nuestros subencargados protecciones equivalentes.

9. Tus derechos y opciones

Según el lugar donde vivas, puedes tener derechos sobre tu información personal, como el derecho a acceder a ella, corregirla, eliminarla u obtener una copia de ella, y a oponerte a ciertos tratamientos o restringirlos. Quienes llaman deben dirigir esas solicitudes al negocio al que llamaron (el responsable); nosotros asistiremos a ese negocio. Los Clientes y quienes usan el sitio web pueden escribirnos a [email protected].

Como cuestión de política, extendemos estos derechos fundamentales a todos los usuarios, estén donde estén: acceder a tu información personal, corregirla, eliminarla y recibir una copia electrónica portátil de ella; oponerte a ciertos tratamientos o restringirlos; y retirar el consentimiento cuando nuestro tratamiento se apoye en él. Para ejercer cualquiera de ellos, escribe a [email protected]; responderemos dentro de 30 días y te diremos si necesitamos una prórroga permitida por la ley. Si rechazamos una solicitud de derechos, puedes apelar escribiendo a [email protected] con "Appeal" en la línea de asunto; responderemos dentro de 45 días y, si denegamos la apelación, te daremos un medio para contactar al Attorney General de tu estado. Si estás en el EEE o el Reino Unido, también tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad local de control de protección de datos.

Para residentes de California: puedes tener derechos bajo la California Consumer Privacy Act, con sus modificaciones, incluidos los derechos a saber, eliminar y corregir información personal, a optar por salir de su venta o compartición y, cuando corresponda, a limitar nuestro uso y divulgación de información personal sensible. Como usamos cualquier información sensible únicamente para prestar el Servicio por cuenta de un negocio, el derecho a limitar por lo general no se activa, pero puedes plantear cualquier solicitud de ese tipo en [email protected]. No vendemos ni compartimos información personal en el sentido en que esos términos están definidos. Puedes ejercer estos derechos escribiendo a [email protected]; no te discriminaremos por hacerlo.

Los residentes de otros estados de EE. UU. pueden tener derechos similares bajo las leyes estatales de privacidad aplicables; puedes ejercerlos escribiendo a [email protected]. Nuestro Servicio está dirigido a negocios en los Estados Unidos, y nuestros servidores funcionan en los Estados Unidos, con los matices de almacenamiento y de inferencia de IA que la Sección 8 declara con claridad.

10. Privacidad de los niños

El Servicio y el sitio web están destinados a negocios y no están dirigidos a niños. No recopilamos conscientemente información personal de niños. Si crees que se nos ha proporcionado la información de un niño, contáctanos en [email protected] y tomaremos las medidas adecuadas para eliminarla.

11. Enlaces y servicios de terceros

Nuestro sitio web y el Servicio pueden enlazar a servicios de terceros o integrarse con ellos. No somos responsables de las prácticas de privacidad de terceros, y su manejo de tu información se rige por sus propias políticas.

12. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web usa dos categorías de cookies. Primero, las cookies estrictamente necesarias (esenciales), por ejemplo, una cookie que registra tu elección de preferencias de cookies y las cookies de sesión o de seguridad necesarias para operar el sitio. Estas cookies no te rastrean por otros sitios web, no se usan para publicidad y no requieren tu consentimiento. Segundo, las cookies de analítica, que son opcionales y están desactivadas por defecto.

Para la analítica usamos Google Analytics, proporcionado por Google, para entender cómo usan el sitio quienes lo visitan (por ejemplo, las páginas vistas, la ubicación aproximada y los patrones generales de uso). Google Analytics coloca cookies y trata esta información por cuenta nuestra; Google puede tratarla en los Estados Unidos. Estas cookies de analítica y el script de Google Analytics se cargan solo después de que las aceptas. En tu primera visita, un aviso de consentimiento te permite aceptar todas las cookies, rechazar todas las no esenciales o elegir qué categorías permitir; la analítica nunca viene preseleccionada, y rechazarla significa que el script de Google Analytics nunca se carga. Puedes cambiar tu elección en cualquier momento (volvemos a preguntar periódicamente), y también puedes controlar las cookies desde la configuración de tu navegador, aunque desactivar las cookies esenciales puede afectar el funcionamiento del sitio web. Reconocemos y respetamos la señal del navegador Global Privacy Control (GPC) como una exclusión de la analítica no esencial.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política de vez en cuando. Publicaremos la versión actualizada con una nueva fecha de "Última actualización" y, para los cambios sustanciales que afecten a los Clientes, daremos aviso por correo electrónico o a través del Servicio. Tu uso continuado después de que los cambios entren en vigor constituye aceptación.

14. Incidentes de seguridad y notificación de brechas

Si llegamos a tener conocimiento de una violación de seguridad que lleve al acceso no autorizado a datos personales que tratamos, o a su divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizadas, notificamos a los Clientes afectados sin dilación indebida. No retenemos un aviso hasta que se cierre una investigación. Cuando los hechos todavía se están estableciendo, te decimos lo que sabemos y damos seguimiento a medida que aprendemos más.

Qué contiene el aviso. En la medida en que lo sepamos en ese momento, nuestro aviso describe qué ocurrió y cuándo nos enteramos; las categorías de datos personales y los registros o las cuentas involucrados; qué estamos haciendo para contener e investigar el incidente y para reducir el riesgo de que vuelva a ocurrir; y qué te recomendamos hacer, incluido cualquier paso que solo tú puedes dar. Todo lo que aún no esté establecido se identifica como tal.

Cómo te contactamos. Enviamos estos avisos por correo electrónico a la dirección registrada en tu Cuenta y a cualquier contacto de seguridad adicional que nos hayas dado. Esa dirección es el canal del que dependemos durante un incidente, así que mantenerla actualizada y vigilada es tu responsabilidad; un aviso enviado a la dirección registrada en tu Cuenta surte efecto al enviarse.

Cuando los datos afectados son los de quienes te llaman. Cuando actuamos como proveedor de servicios/encargado para un Cliente (ver la Sección 2), la información de los Usuarios Finales involucrada pertenece a ese Cliente, que es su responsable. En ese caso notificamos al Cliente, no a quienes llaman, envían mensajes de texto, visitan el chat o escriben por correo al propio Cliente, y apoyamos las obligaciones de notificación del Cliente en lugar de asumirlas: le entregamos la información que el Cliente razonablemente necesite para evaluar el incidente y para hacer cualquier notificación que la ley le exija, y respondemos a solicitudes de seguimiento razonables. No notificamos directamente a los Usuarios Finales de un Cliente salvo que la ley nos lo exija o que el Cliente nos lo pida. Cuando somos el responsable, lo que cubre a quienes visitan el sitio web y a la información de la cuenta del Cliente, notificamos nosotros mismos a las personas afectadas.

Esta Sección declara nuestro compromiso contigo. No reemplaza, reduce ni satisface ninguna obligación de notificación que tú tengas bajo las leyes que se te apliquen, incluidas las leyes estatales de notificación de brechas, y no traslada a nosotros la responsabilidad por esas notificaciones.

Reportarnos algo. Si crees que encontraste una vulnerabilidad en el Servicio, o sospechas de un incidente que involucre datos que tenemos, escribe a [email protected] con "Security" en la línea de asunto. Por favor, incluye suficiente detalle para que podamos ubicar o reproducir el problema, y danos una oportunidad razonable de investigarlo y corregirlo antes de divulgarlo públicamente.

15. Contacto